华侨大学基本建设类档案管理细则
档案
〔
2013
〕
18
号
第一章 总则
第一条 为加强我校基本建设类档案(以下简称“基建档案”)的归档和整理工作,提高基建档案的质量和管理水平,充分发挥基建档案在我校各项工作中的作用,根据国档发〔1988〕4号文《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、教育部第27号令《高等学校档案管理办法》和《华侨大学档案管理办法》,结合我校实际情况,特制定本管理细则。
第二条 凡在学校基本建设管理和基本建设工程项目(新建、扩建、改建以及大、中型装修、维修)活动过程中直接形成的,有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的材料均属基本建设类档案,包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、竣工、使用等活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。基建档案是工程建设项目的原始记录,对工程项目检查、使用、管理、维修、改建、扩建、抗灾及产权等具有重要依据和凭证作用。
第三条 基建档案由学校档案馆实行集中统一管理和提供利用。学校基建管理、资产管理、后勤管理等部门形成基建、施工、装修、维修改造等工程项目材料的单位为基建档案的归档单位,并定期向档案馆移交档案,相关单位要有一位领导分管基建档案工作,并确定一位兼职档案员负责基建文件材料的收集、积累、汇总、整理工作,确保基建档案的完整、准确、系统和有效利用。
第四条 学校的基建档案工作要与基建项目建设同步进行。学校负责基建、施工、装修、维修改造、房产管理的单位等要把基建档案工作纳入基本建设规划、计划、管理制度和项目管理人员职责范围之中,实行基建档案“三同步”管理。即:
1.下达基建计划过程中,要与提出基建文件材料的建档计划同步进行;
2.工程建设过程中,要与检查基建文件材料的积累、整编、审定工作同步进行;
3.工程竣工验收时,要与提交一整套合格的竣工资料的验收同步进行。
第二章 基建档案的归档范围及保管期限
第五条 基建档案材料的归档范围和保管期限,按照本细则附表《华侨大学基本建设类文件材料归档范围和保管期限表》执行。基建管理部门可参照附表补充认为有必要归档的其它基建档案材料,以确保归档文件材料的完整性。
第六条 基建档案的保管期限分为:永久、长期、短期三种。其中长期保管的基建档案资料实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。
第三章 基建档案的归档要求
第七条 基建项目建设过程中,基建管理单位应按本细则的要求向建设单位、工程总承包单位、工程建设现场指挥机构、勘察设计单位、施工单位等下达基建档案的建档任务,包括基建档案的归档要求、归档程序、归档范围等。并要求上述单位在各自的职责范围内作好建设项目文件材料的日常积累和保管工作。
第八条 基建项目由学校承包给一个或几个施工单位的,由施工单位负责编制所承包工程的竣工文件材料,基建管理部门负责汇总。基建管理部门在与施工单位签订施工合同时,应明确规定基建文件材料、竣工图及其他竣工文件材料的编制责任、套数、移交等事项。在工程项目竣工验收前,基建管理部门应会同档案馆共同对基建档案资料进行审核,档案不完整的应限期补全。施工单位不按合同要求提供合格竣工图等竣工档案资料,不能算完成施工任务。没有完整、准确、系统的基建档案归档,基建管理部门不能在交工验收证书上盖章,不能做财务结算。
第九条 为保证竣工图等档案资料的准确性,在工程交付使用后,如对工程进行修改或补充并使工程结构发生变化的应及时补充新的竣工图或修改原竣工图进行归档。
第十条 凡归档的基建文件材料,必须是原件,制成材料优良、规格统一、图面整洁、字迹清晰、数字无涂改;不得用铅笔、圆珠笔或其它易于褪色的墨水书写;项目申请报告和批复必须同时归档;具有法律依据和凭证作用的文件材料、印鉴和负责人签字必须齐全。
第十一条 基建档案编制必须真实反映基建工程竣工后的实际情况。施工单位必须坚持边施工边编制的原则,在施工过程中结合工程各阶段进度,做好记录,及时编制竣工图,保证竣工文件材料的完整、准确、系统。
第十二条 归档的竣工图一律采用最终的施工蓝图。归档的底图格式须按国家制图标准绘制完成。凡按图施工的,由施工单位加盖竣工图图章,变更较少的,可在施工图上进行更改,更改时应将更改部分用绘图墨汁绘制清楚,并附以设计变更通知单和施工说明,加盖竣工图图章后即作为竣工图归档。若有重大的设计变更,应重新按变更情况绘制竣工图,并说明变更原因,在新图上加盖“竣工图”图章,附以有关记录和说明,作为竣工图归档。
第十三条 归档的基建项目竣工文件、图纸应剔除金属物,采用棉线装订,每卷厚度不超过2厘米。竣工图应折叠成4号图样(297mm×210mm),注意图标显露表面。文字材料应写在统一规格、幅面为A4的纸上,以便装订成册。所有归档的文字材料、竣工图都应由施工单位行政和技术负责人审核签章,并写明开工、竣工、编制完成日期和竣工项目档案的总册数,本册号、页数等。
第十四条 归档的基建档案电子文件必须附有电子文件的元数据、背景信息和电子文件归档登记表。
第十五条 基建项目在竣工验收后,由基建管理部门根据归档范围和要求,结合具体情况进行整理、汇总并归档,归档档案材料应一式三套,其中市城建档案馆一套,校档案馆一套,基建管理部门一套。在项目竣工验收后六个月之内,分别向学校档案馆和市城建档案馆移交。移交时,应填写移交目录一式两份,双方签字,各执一份保存备查。
第四章 基建档案的整理
第十六条 档案馆应对移交的基建档案材料及时进行分类、组合、排列和编目。整理工作必须充分利用原有基础,保持文件之间的有机联系,使之条理化,系统化,便于保管和利用。
第十七条 基建档案整理工作的内容:
1.材料的分类:根据基建档案材料的自然形成规律,按归档范围的要求进行分类,具体可按时间、材料类别、工程项目等进行分类。
2.基建图纸折叠成4号图纸的规格,并按工程项目组成保管单位。
3.案卷文件的排列,可按时间的先后顺序或图纸编号排列,在每份文件(包括图纸)右上角编制件号。
4.案卷目录和备考表的填写、拟写案卷封面标题。
第十八条 基建档案档号的编制和档案实体的排架,按照《华侨大学档案实体分类办法》(档案〔2013〕13号)的规定执行。
基建档案的档号模式为“年度号-分类号-顺序号”。其中分类号由一级、二级、三级(扩展)类目代号组成。基建档案的一级类目号为“JJ”(基本建设);二级类目包括“11” (综合)和“12”(工程)两类,其中基建综合管理档案应归入文书档案的行政综合类;三级类目按照我校实际进行扩展。例如:档号“2001-JJ1213-7”,其中2001为年度,JJ为一级类目“基本建设”,12为二级类目“工程”,13为三级类目“泉州校区住宅楼工程”,7为顺序号。顺序号以档案馆整理入库的先后顺序编排。
基建档案的实体排架规则为依次按以下顺序排列:一级类目号-二级类目号-三级类目号-年度号-保管期限码-顺序号。
第五章 基建档案的保管和利用
第十七条 档案馆负责基建档案的保管及提供利用。基建档案的保管按照《华侨大学档案安全管理工作规定》(华大综〔2013〕94号)执行。
第十八条 档案馆应编制必要的检索工具,以便查找利用。
第十九条 基建档案的查阅利用按《华侨大学档案资料公布与查借阅利用规定》(档案〔2013〕12号)办理。
第六章 附则
第二十条 本管理细则自公布之日开始实施,由学校档案馆负责解释。原1993年《华侨大学基本建设档案管理暂行办法》(华大校综字〔1993〕9号)同时废止。
附件:
华侨大学基本建设类文件材料归档范围和保管期限表
附件:
华侨大学基本建设类文件材料归档范围和保管期限表
序号
|
归档范围
|
保管期限
|
一
|
可行性研究、任务书
|
|
|
1.项目建议书及批复
|
永久
|
|
2.可行性研究报告
|
永久
|
|
3.项目评估
|
永久
|
|
4.环境预测,调查报告
|
永久
|
|
5.设计任务书、计划任务书
|
永久
|
二
|
设计基础材料
|
|
|
1. 控制点,建筑物、构筑物及重要设备安装定位、观测记录
|
永久
|
三
|
设计文件
|
|
|
1.初步设计
|
永久
|
|
2.技术设计
|
永久
|
|
3.设计计算书
|
长期
|
|
4.总体规划设计
|
永久
|
|
5.设计评价、鉴定及审批
|
永久
|
四
|
工程管理文件
|
|
|
1.征用土地文件(含选址和定点的报告、批复,土地使用证,征地申请表,红线图,土地使用合同书,拆迁补偿协议书等)
|
永久
|
|
2.合同,协议书,招标、投标、租赁文件
|
永久
|
|
3.施工执照
|
永久
|
|
4.环保、消防、卫生等文件,水、暖、电、煤气供应协议
|
永久
|
五
|
土建施工文件
|
|
|
1.开工报告,工程技术要求、图纸、会审纪要
|
长期
|
|
2.原材料及构件出厂合格证、建筑材料试验报告
|
长期
|
|
3.设计变更、工程更改洽商单,材料代用核定审
|
永久
|
|
4.施工定位测量,地质戡察
|
永久
|
|
5.土、岩试验报告,基础处理、基础工程施工图
|
永久
|
|
6.隐蔽工程验收记录
|
永久
|
|
7.工程测试、沉陷、位移、变形观测记录,事故处理报告
|
永久
|
|
8.分项、分部单位工程质量检测、评审记录
|
长期
|
|
9.竣工报告,竣工验收报告
|
永久
|
六
|
设备及管线安装施工文件
|
|
|
1.开工报告,工程技术要求,图纸会审纪要
|
长期
|
|
2.设计变更、工程更改洽商单
|
长期
|
|
3.焊接试验记录、报告、施工检验
|
长期
|
|
4.强度、密闭性试验报告,隐蔽工程验收记录
|
长期
|
|
5.安装记录,安装质量检查、评定,事故处理报告
|
长期
|
|
6.系统调试、管线通水记录
|
长期
|
|
7.管线标高、位置、坡高等测量记录
|
长期
|
|
8.中间交工验收记录证明,工程质量评定
|
长期
|
七
|
电气安装施工文件
|
|
|
1.开工报告、工程技术要求,图纸会审纪要
|
长期
|
|
2.设计更改洽商单,材料、设备代用审批
|
长期
|
|
3.施工安装记录,质量检查评定,事故处理报告
|
长期
|
|
4.中间交工验收记录,工程质量评定
|
长期
|
|
5.竣工报告,竣工验收报告
|
永久
|
八
|
竣工文件
|
|
|
1.项目竣工验收报告
|
永久
|
|
2.全部竣工图
|
永久
|
|
3.项目质量评审材料
|
永久
|
|
4.工程现场的照片、录音、录像等到声像材料
|
永久
|
|
5.竣工验收会议文件
|
永久
|
|
6.工程概算、预算、决算书
|
永久
|
九
|
1.基建、维修、装修、房产管理等部门认为有必要归档的其它基建档案材料
|
|
2013年11月12日印发